E-Rechnung 2027: Was die 800.000-Euro-Grenze für Unternehmen bedeutet
Für viele Unternehmen wird es zum 1. Januar 2027 ernst mit der E-Rechnung. Zwar gilt die grundsätzliche Verpflichtung für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern bereits seit 2025. Der Gesetzgeber hat für den Rechnungsausgang jedoch mehrjährige Übergangsregelungen geschaffen. Eine dieser Übergangsphasen läuft zum 31. Dezember 2026 aus.
Entscheidend ist deshalb jetzt eine Zahl, die in vielen Unternehmen bislang kaum mit der E-Rechnung in Verbindung gebracht wurde: 800.000 Euro Gesamtumsatz.
Liegt der maßgebliche Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Jahr 2026 über dieser Grenze, kann die verlängerte Übergangsregel für Papier- und einfache PDF-Rechnungen im Jahr 2027 grundsätzlich nicht mehr genutzt werden. Unternehmen sollten daher nicht erst im Januar prüfen, ob ihre Fakturierung technisch vorbereitet ist.
Das Wichtigste in Kürze
- Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ein E-Mail-Postfach genügt steuerlich zunächst für den Empfang.
- Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungsaussteller aufgrund der allgemeinen Übergangsregel noch Papier- oder – mit Zustimmung des Empfängers – einfache PDF-Rechnungen verwenden.
- Für im Jahr 2027 ausgeführte Umsätze verlängert sich diese Möglichkeit grundsätzlich nur, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800.000 Euro betragen hat. Für 2027 kommt es also auf den Umsatz 2026 an.
- Ein einfaches PDF ist seit 2025 keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn. Eine E-Rechnung benötigt ein strukturiertes elektronisches Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
- Eine besondere Übergangsregel besteht für bestimmte EDI-Verfahren noch bis Ende 2027. Außerdem gibt es Ausnahmen etwa für Kleinbetragsrechnungen und Leistungen von Kleinunternehmern.
Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Der Begriff „elektronische Rechnung“ wird im Alltag häufig missverstanden.
Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung ist zwar elektronisch übermittelt. Steuerlich ist sie seit dem 1. Januar 2025 aber keine E-Rechnung mehr.
Nach § 14 UStG muss eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Das Format muss zudem eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglichen.
In Deutschland erfüllen insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – mit Ausnahme bestimmter Profile – grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Anforderungen. Auch andere Formate können zulässig sein, wenn sie die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen und die notwendigen Rechnungsangaben richtig und vollständig extrahiert werden können.
Der Unterschied ist praktisch erheblich: Während bei einer klassischen PDF-Rechnung die Daten häufig ausgelesen oder manuell übertragen werden müssen, enthält eine strukturierte E-Rechnung die Rechnungsdaten bereits maschinenlesbar.
Was gilt bereits seit 2025?
Die E-Rechnungspflicht wurde nicht an einem einzigen Stichtag vollständig eingeführt.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt grundsätzlich: Erbringt ein inländischer Unternehmer eine entsprechend rechnungspflichtige Leistung an einen anderen inländischen Unternehmer für dessen Unternehmen, ist die Rechnung grundsätzlich als E-Rechnung auszustellen. Der Gesetzgeber hat für den Rechnungsausgang jedoch Übergangsvorschriften geschaffen.
Für den Empfang gibt es dagegen keine vergleichbare Übergangsphase. Inländische Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Nach Auffassung des BMF genügt hierfür zumindest ein E-Mail-Postfach. Das betrifft beispielsweise auch Freiberufler und Kleinunternehmer.
Was ändert sich zum 1. Januar 2027?
Bis zum Ende des Jahres 2026 dürfen Rechnungsaussteller aufgrund der gesetzlichen Übergangsregel noch für alle betroffenen Umsätze eine sonstige Rechnung verwenden.
Das bedeutet:
Papierrechnungen sind weiterhin möglich. Ein einfaches PDF kann ebenfalls verwendet werden, wenn der Rechnungsempfänger diesem elektronischen Format zustimmt.
Zum 1. Januar 2027 wird diese allgemeine Übergangsregel eingeschränkt.
Für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführt werden, dürfen Papier- oder sonstige elektronische Rechnungen grundsätzlich nur noch aufgrund der verlängerten Übergangsregel verwendet werden, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat.
Für Umsätze im Jahr 2027 ist damit grundsätzlich der Gesamtumsatz 2026 maßgeblich.
Beispiel: GmbH mit 1,2 Millionen Euro Umsatz
Vereinfachtes Beispiel:
Eine IT-GmbH erzielt im Jahr 2026 einen maßgeblichen Gesamtumsatz von 1.200.000 Euro. Sie erbringt im Januar 2027 eine steuerpflichtige Beratungsleistung von 12.000 Euro netto an eine andere deutsche GmbH.
Die Voraussetzungen einer gesetzlichen Ausnahme liegen nicht vor. Auch die besondere EDI-Übergangsregel wird nicht genutzt.
Da der Gesamtumsatz der IT-GmbH im Vorjahr über 800.000 Euro liegt, kann sie für diesen im Jahr 2027 ausgeführten Umsatz die verlängerte Übergangsregel für Papier- oder einfache PDF-Rechnungen nicht nutzen.
Ein bloß per E-Mail versandtes PDF reicht damit grundsätzlich nicht mehr aus. Die GmbH benötigt für den Rechnungsausgang ein den gesetzlichen Anforderungen entsprechendes strukturiertes Format, beispielsweise eine geeignete XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung.
Anders wäre die Situation bei einem Beratungsunternehmen mit einem maßgeblichen Gesamtumsatz 2026 von beispielsweise 650.000 Euro. Dieses Unternehmen kann die verlängerte Übergangsregel grundsätzlich noch bis zum 31. Dezember 2027 nutzen.
Wichtig: Entscheidend ist nicht der Betrag einer einzelnen Rechnung. Maßgeblich ist der gesetzlich definierte Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr.
Nicht das Rechnungsdatum allein entscheidet
Ein weiterer typischer Fehler besteht darin, ausschließlich auf das Ausstellungsdatum der Rechnung zu schauen.
Nach der Verwaltungsauffassung des BMF ist für die zeitliche Anwendung grundsätzlich entscheidend, wann der abgerechnete Umsatz ausgeführt wurde. Das kann insbesondere rund um den Jahreswechsel 2026/2027 relevant werden.
Bei Leistungen, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, Anzahlungen, Teilleistungen oder Dauerleistungen sollte deshalb gesondert geprüft werden, welchem Zeitraum der Umsatz umsatzsteuerlich zuzuordnen ist.
Welche Unternehmen sind besonders betroffen?
Die Neuregelung ist vor allem für Unternehmen relevant, die steuerpflichtige Leistungen an andere inländische Unternehmer erbringen.
Dazu gehören beispielsweise GmbHs, Einzelunternehmen, Freiberufler, Beratungsunternehmen, Agenturen, IT-Dienstleister, Handwerksunternehmen oder Produktionsbetriebe.
Bei Immobilienunternehmen ist stärker zu differenzieren. Viele Grundstücksvermietungen sind nach § 4 UStG steuerfrei. Für zahlreiche steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG besteht die umsatzsteuerliche E-Rechnungspflicht nicht. Bei steuerpflichtiger Vermietung oder anderen steuerpflichtigen Leistungen kann die Situation dagegen anders aussehen.
Welche Ausnahmen gibt es?
Nicht jede Rechnung zwischen zwei Unternehmen muss zwingend als E-Rechnung ausgestellt werden.
Nach den aktuellen BMF-Hinweisen bestehen unter anderem Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, bestimmte Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern. Auch bei vielen steuerfreien Umsätzen und bei Rechnungen an private Endverbraucher greift die B2B-E-Rechnungspflicht nicht.
Kleinunternehmer sollten allerdings eine Besonderheit beachten: Sie sind zwar von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen seit 2025 aber grundsätzlich trotzdem E-Rechnungen empfangen können.
Daneben erlaubt das Gesetz für bestimmte Rechnungen, die mittels elektronischem Datenaustausch – EDI – übermittelt werden, noch bis zum 31. Dezember 2027 eine besondere Übergangsregel. Unternehmen mit bestehenden EDI-Prozessen sollten daher gesondert prüfen, welche Regelung auf ihr System Anwendung findet.
Welche Formate sollten Unternehmen einsetzen?
Das Umsatzsteuergesetz schreibt nicht vor, dass ausschließlich XRechnung oder ZUGFeRD verwendet werden dürfen.
In der Praxis sind diese Formate allerdings weit verbreitet. Nach den aktuellen BMF-FAQ erfüllen insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL – grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen.
Welches Format sinnvoll ist, hängt unter anderem vom vorhandenen Rechnungsprogramm, dem ERP-System, den Anforderungen der Kunden und den nachgelagerten Buchhaltungsprozessen ab.
Gerade Unternehmen mit vielen monatlichen Ausgangsrechnungen sollten nicht nur prüfen, ob ihr Programm technisch eine XML-Datei erzeugen kann. Entscheidend ist vielmehr, ob der gesamte Ablauf vom Rechnungsentwurf bis zur Archivierung zuverlässig funktioniert.
Vorsicht bei ZUGFeRD: Die strukturierten Daten sind maßgeblich
ZUGFeRD kombiniert typischerweise eine für Menschen lesbare Darstellung mit strukturierten Daten.
Bei Abweichungen zwischen dem sichtbaren Bildteil und dem strukturierten Rechnungsteil sind nach den aktuellen BMF-Hinweisen die strukturierten Rechnungsdaten maßgeblich.
Damit entsteht ein neues Fehlerbild: Eine Rechnung kann optisch richtig aussehen, während im XML-Teil beispielsweise eine falsche Umsatzsteuer-ID, ein falscher Steuerbetrag oder eine unzutreffende Leistungsbeschreibung hinterlegt ist.
Unternehmen sollten deshalb nicht nur die PDF-Ansicht kontrollieren, sondern ihre E-Rechnungen technisch beziehungsweise inhaltlich validieren.
Das BMF empfiehlt eine Validierung zwar nicht als zwingende Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, hält sie aber für sinnvoll, um fehlende oder unlogische Pflichtangaben frühzeitig zu erkennen.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Nach § 14b UStG sind ein- und ausgehende Rechnungen umsatzsteuerlich grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss insbesondere der strukturierte Bestandteil so erhalten bleiben, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.
Es reicht daher nicht aus, eine eingegangene XRechnung lediglich in eine PDF-Datei umzuwandeln und anschließend die ursprünglichen strukturierten Daten zu löschen.
Unternehmen sollten ihre Archivierungsprozesse deshalb gemeinsam mit der Rechnungserstellung überprüfen.
Welche Chancen bietet die Umstellung?
Die E-Rechnung ist zunächst eine gesetzliche Verpflichtung. Sie kann aber zugleich ein sinnvoller Anlass sein, Rechnungsprozesse vollständig zu digitalisieren.
Strukturierte Rechnungsdaten ermöglichen beispielsweise eine weitgehend automatisierte Übernahme in Buchhaltungs- und Freigabesysteme. Das BMF nennt ausdrücklich die Vermeidung doppelter Datenerfassung und daraus entstehender Fehler als einen wesentlichen Vorteil.
Ein Unternehmen, das lediglich ein bestehendes PDF durch eine XML-Datei ersetzt, schöpft diesen Vorteil nur teilweise aus.
Der größere Nutzen entsteht dort, wo Rechnungserstellung, Versand, Eingang, Freigabe, Buchhaltung und Archivierung als durchgängiger digitaler Prozess organisiert werden.
Typische Fehler vor dem Jahreswechsel
Besonders häufig problematisch sind folgende Annahmen:
„Unsere Rechnungen kommen per E-Mail, also sind es E-Rechnungen.“
Nein. Ein einfaches PDF ist kein strukturiertes E-Rechnungsformat.
„Die 800.000-Euro-Grenze bezieht sich auf den Rechnungsbetrag.“
Nein. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr.
„Wir haben 2027 weniger als 800.000 Euro Umsatz, also dürfen wir weiter PDFs verwenden.“
Für die verlängerte Übergangsregel für Umsätze 2027 ist grundsätzlich der Gesamtumsatz 2026 maßgeblich.
„Wir sind Kleinunternehmer und müssen uns mit E-Rechnungen nicht beschäftigen.“
Kleinunternehmer sind zwar von der Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber grundsätzlich empfangen können.
„Der sichtbare Teil unserer ZUGFeRD-Rechnung ist richtig, also passt die Rechnung.“
Bei Abweichungen sind die strukturierten Daten entscheidend.
Checkliste: Was Unternehmen bis Ende 2026 tun sollten
- Ermitteln beziehungsweise prognostizieren Sie Ihren maßgeblichen Gesamtumsatz 2026 und prüfen Sie insbesondere die 800.000-Euro-Grenze.
- Ordnen Sie Ihre Ausgangsumsätze nach inländischem B2B, B2C, Ausland und gegebenenfalls steuerfreien Umsätzen.
- Prüfen Sie, für welche Umsätze tatsächlich eine E-Rechnungspflicht besteht und wo Ausnahmen greifen.
- Klären Sie, ob Ihr Fakturierungs- oder ERP-System XRechnung, ZUGFeRD oder ein anderes zulässiges strukturiertes Format erzeugen kann.
- Testen Sie echte Rechnungsfälle vor dem Jahreswechsel – einschließlich Stornorechnungen, Gutschriften und Rechnungskorrekturen.
- Prüfen Sie die strukturierten Rechnungsdaten selbst und nicht nur die sichtbare Darstellung.
- Stimmen Sie Übermittlungswege und gegebenenfalls Formatwünsche mit größeren Kunden ab.
- Stellen Sie sicher, dass die Originaldaten der E-Rechnung ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
- Dokumentieren Sie, falls Sie eine gesetzliche Ausnahme oder die verlängerte Übergangsregel in Anspruch nehmen.
- Prüfen Sie bestehende EDI-Systeme gesondert, da hierfür bis Ende 2027 eine eigene Übergangsregel bestehen kann.
Relevante Frist: 31. Dezember 2026
Für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Jahr 2026 ist der 31. Dezember 2026 der entscheidende Termin.
Für entsprechend betroffene Umsätze ab dem 1. Januar 2027 steht die allgemeine Übergangsregel für Papier- oder einfache PDF-Rechnungen dann grundsätzlich nicht mehr zur Verfügung. Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz können die verlängerte Übergangsregel grundsätzlich noch bis Ende 2027 nutzen. Die besondere EDI-Regel ist separat zu betrachten.
Fazit
Die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht betrifft nicht erst irgendwann im Jahr 2027. Für viele Unternehmen entscheidet sich bereits im laufenden Jahr 2026, ob die Fakturierung zum Jahreswechsel vollständig auf strukturierte E-Rechnungen umgestellt sein muss.
Besonders Unternehmen, deren Umsatz sich der Grenze von 800.000 Euro nähert oder diese überschreitet, sollten ihren Status frühzeitig klären. Dabei geht es nicht nur um das richtige Dateiformat. Rechnungserstellung, Prüfung, Versand, Buchhaltung und Archivierung sollten als einheitlicher Prozess betrachtet werden.
JHP unterstützt Unternehmen bei der steuerlichen Einordnung der E-Rechnung und bei der Abstimmung mit den digitalen Prozessen der Finanzbuchhaltung. Gerade bei unterschiedlichen Umsatzarten, mehreren Gesellschaften oder komplexeren Rechnungssystemen empfiehlt sich eine Prüfung des konkreten Einzelfalls.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung.
Stand: 7. September 2026
