Kassenpflicht 2028: Wer die 100.000-Euro-Grenze beachten muss
Deutschland soll erstmals eine weitreichende gesetzliche Kassenpflicht erhalten. Das Bundeskabinett hat am 23. September 2026 den Gesetzentwurf zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen und zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung beschlossen. Danach sollen Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro grundsätzlich ab dem 1. Januar 2028 ein elektronisches Kassensystem einsetzen müssen. Gleichzeitig soll die heutige Papierbonpflicht durch eine elektronische Belegbereitstellung ersetzt werden. Bundesministerium der Finanzen
Für Unternehmer ist allerdings eine Einschränkung besonders wichtig: Nach dem vom Kabinett beschlossenen Entwurf sollen Steuerpflichtige mit jährlichen Barumsätzen von weniger als 12.000 Euro von der Kassenpflicht ausgenommen werden. Außerdem sind weitere Ausnahmen durch Rechtsverordnung vorgesehen. Bundesministerium der Finanzen
Noch handelt es sich ausdrücklich um einen Gesetzentwurf. Die Kassenpflicht gilt am 28. September 2026 noch nicht.
Das Wichtigste in Kürze
- Nach geltendem Recht besteht derzeit keine allgemeine Pflicht, überhaupt eine elektronische Registrierkasse zu verwenden. Eine offene Ladenkasse ist weiterhin zulässig, wenn die gesetzlichen Aufzeichnungspflichten eingehalten werden. Bundesministerium der Finanzen
- Der Regierungsentwurf sieht ab 1. Januar 2028 grundsätzlich eine elektronische Kassenpflicht für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro vor. Bundesministerium der Finanzen
- Steuerpflichtige mit jährlichen Barumsätzen von weniger als 12.000 Euro sollen von der geplanten Pflicht ausgenommen werden. Bundesministerium der Finanzen
- Verpflichtend eingesetzte elektronische Kassen sollen die Anforderungen des § 146a AO erfüllen und insbesondere durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung – TSE – geschützt sein. Bundesministerium der Finanzen
- Die heutige Papierbonpflicht soll durch eine elektronische Belegbereitstellung ersetzt werden. Kunden sollen nicht verpflichtet sein, den elektronischen Beleg tatsächlich abzurufen. Bundesministerium der Finanzen
Was gilt heute bei offenen Ladenkassen?
Der Ausgangspunkt ist wichtig: Aktuell gibt es in Deutschland noch keine allgemeine Registrierkassenpflicht.
Das BMF stellt in seinen aktuellen FAQ ausdrücklich klar, dass sich der Gesetzgeber bei der bisherigen Kassengesetzgebung gegen eine solche Pflicht entschieden hat. Unternehmer dürfen deshalb derzeit grundsätzlich auch eine offene Ladenkasse einsetzen. Bundesministerium der Finanzen
„Offene Ladenkasse“ bedeutet allerdings nicht „Kasse ohne Regeln“.
§ 146 AO verlangt, dass steuerlich erforderliche Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet geführt werden. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Für bestimmte Bargeschäfte mit einer Vielzahl nicht bekannter Kunden besteht eine gesetzliche Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht. Gesetze im Internet
Wer freiwillig bereits ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, unterliegt dagegen den besonderen Anforderungen des § 146a AO. Das System muss insbesondere jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall ordnungsgemäß erfassen und durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt werden. Gesetze im Internet
Was soll sich ab 2028 ändern?
Nach dem am 23. September 2026 vom Bundeskabinett beschlossenen Gesetzentwurf soll die freie Entscheidung zwischen offener Ladenkasse und elektronischem Kassensystem für einen Teil der Unternehmen entfallen.
Das BMF beschreibt die geplante Regelung als Kassenpflicht ab einem Gesamtumsatz von 100.000 Euro. Sie soll zum 1. Januar 2028 beginnen. Bundesministerium der Finanzen
Unternehmen oberhalb dieser Grenze müssten dann bei entsprechendem Anwendungsbereich ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden.
Dieses soll den Anforderungen des § 146a AO entsprechen. Dazu gehört insbesondere eine TSE. Das BMF weist zudem darauf hin, dass die Grundaufzeichnungen über die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme – DSFinV-K – erzeugt werden sollen. Bundesministerium der Finanzen
Das betrifft vor allem Unternehmen, die bislang bewusst mit einer offenen Ladenkasse arbeiten.
Die wichtige Ausnahme: weniger als 12.000 Euro Barumsatz
Die 100.000-Euro-Grenze darf nicht isoliert betrachtet werden.
Nach dem Regierungsentwurf sollen Steuerpflichtige von der geplanten Kassenpflicht ausgenommen sein, wenn sie im Jahr Barumsätze von weniger als 12.000 Euro erzielen. Bundesministerium der Finanzen
Damit können auch Unternehmen mit einem Gesamtumsatz deutlich oberhalb von 100.000 Euro außerhalb der Pflicht bleiben, wenn Bargeld im Geschäftsmodell nur eine untergeordnete Rolle spielt.
Das ist beispielsweise für Handwerksbetriebe, Beratungsunternehmen oder Dienstleister relevant, deren Kunden nahezu ausschließlich überweisen.
Die genaue gesetzliche Definition und Berechnung der beiden Schwellenwerte sollte nach Abschluss des Gesetzgebungsverfahrens nochmals geprüft werden.
Beispiel 1: Café mit hohen Barumsätzen
Ein Café erzielt – vereinfacht angenommen – einen jährlichen Gesamtumsatz von 420.000 Euro. Davon werden 280.000 Euro bar bezahlt.
Das Café verwendet bislang eine offene Ladenkasse.
Wird der Regierungsentwurf in dieser Form Gesetz und greift keine besondere Ausnahme, liegt der Gesamtumsatz oberhalb von 100.000 Euro und gleichzeitig der Barumsatz deutlich über der vorgesehenen Bagatellgrenze.
Das Café müsste daher nach den derzeitigen Plänen zum 1. Januar 2028 auf ein gesetzeskonformes elektronisches Kassensystem umstellen.
Dabei wäre nicht allein die Anschaffung eines Kassengeräts relevant. Das System müsste insbesondere die Anforderungen an TSE, digitale Aufzeichnungen und Schnittstellen erfüllen.
Beispiel 2: Dienstleister mit kaum Bargeld
Ein Dienstleistungsunternehmen erzielt einen Gesamtumsatz von 350.000 Euro. Die Kunden begleichen nahezu sämtliche Rechnungen per Überweisung oder Karte. Lediglich 7.000 Euro werden im Jahr bar vereinnahmt.
Der Gesamtumsatz liegt zwar oberhalb von 100.000 Euro. Die Barumsätze liegen im Beispiel jedoch unter 12.000 Euro.
Nach dem gegenwärtigen Regierungsentwurf würde damit die ausdrücklich vorgesehene Ausnahme für geringe Barumsätze eingreifen. Bundesministerium der Finanzen
Das Beispiel zeigt, warum die reine Betrachtung des Gesamtumsatzes für die Vorbereitung nicht ausreicht.
Was passiert mit der Bonpflicht?
Auch bei den Belegen soll sich das System ändern.
Wer heute ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO verwendet, muss grundsätzlich in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorgang einen Beleg ausstellen und zur Verfügung stellen. Der Beleg kann bereits heute elektronisch ausgegeben werden. Eine Mitnahmepflicht für den Kunden besteht nicht. Gesetze im Internet
Nach dem Gesetzentwurf soll ab 2028 die bisherige Papierbeleglogik durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht abgelöst werden.
Das BMF stellt ausdrücklich klar, dass der Kunde den digitalen Beleg nicht zwingend annehmen beziehungsweise abrufen muss. Bundesministerium der Finanzen
Für Unternehmen bedeutet das: Der Kassenprozess muss künftig voraussichtlich nicht nur den Geschäftsvorfall ordnungsgemäß aufzeichnen, sondern auch eine praxistaugliche Möglichkeit zur elektronischen Bereitstellung des Belegs enthalten.
Welche technischen Varianten sich in der Praxis durchsetzen werden, sollte nicht vor Abschluss des Gesetzgebungsverfahrens als verbindlich vorausgesetzt werden.
Weitere Ausnahmen sind geplant
Die Ausnahme für geringe Barumsätze soll nicht die einzige bleiben.
Der Gesetzentwurf sieht eine Ermächtigung für weitere Befreiungen durch Rechtsverordnung vor. Das BMF nennt als mögliche Beispiele unter anderem Vertrauenskassen, Direktvermarktung in Landwirtschaftsbetrieben sowie Wochen- und Jahrmärkte. Bundesministerium der Finanzen
Diese Ausnahmen sind aber noch nicht endgültig.
Unternehmen sollten daher nicht allein aufgrund eines heute diskutierten Ausnahmefalls davon ausgehen, dauerhaft von der Kassenpflicht befreit zu sein.
Welche Sanktionen sind vorgesehen?
Der Gesetzentwurf enthält nicht nur neue Pflichten, sondern auch zusätzliche Sanktionsmöglichkeiten.
Geplant sind unter anderem ein neuer Straftatbestand für den Einsatz beziehungsweise das Inverkehrbringen bestimmter Manipulationsprogramme sowie Ordnungswidrigkeitstatbestände für eine fehlende Belegbereitstellung und für die unzulässige Nichtverwendung eines vorgeschriebenen elektronischen Aufzeichnungssystems mit TSE. Bundesministerium der Finanzen
Auch hierbei gilt: Diese Tatbestände sind Bestandteil des Gesetzentwurfs und am 28. September 2026 noch nicht geltendes Recht.
Schon heute können allerdings fehlerhafte Kassenaufzeichnungen erhebliche Folgen haben. Die Finanzverwaltung kann die Ordnungsmäßigkeit von Kassenaufzeichnungen beispielsweise im Rahmen einer Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung untersuchen.
Muss jetzt sofort eine neue Kasse gekauft werden?
Nein.
Gerade weil das parlamentarische Gesetzgebungsverfahren noch nicht abgeschlossen ist und zusätzliche Ausnahmen erst konkretisiert werden sollen, wäre es regelmäßig verfrüht, ausschließlich wegen des Kabinettsbeschlusses sofort ein neues System anzuschaffen.
Unternehmen sollten aber schon jetzt die Ausgangslage klären.
Wer ohnehin in den kommenden Monaten ein neues Kassensystem beschaffen oder ein bestehendes System ersetzen möchte, sollte darauf achten, dass die Lösung technisch aktualisierbar ist und die Anforderungen des § 146a AO einschließlich TSE unterstützt.
Wer bereits ein modernes elektronisches Kassensystem verwendet, benötigt möglicherweise überhaupt keine grundlegende Neuanschaffung.
Handlungsalternativen und Gestaltungsmöglichkeiten
Die neue Kassenpflicht ist kein klassisches steuerliches Gestaltungsinstrument. Dennoch können Unternehmen ihre Prozesse sinnvoll vorbereiten.
Bei Betrieben mit nur sehr geringen Bargeldumsätzen sollte zunächst ermittelt werden, wie hoch diese tatsächlich sind. Ein ohnehin geplantes stärker bargeldloses Zahlungsmodell kann auch organisatorisch Vorteile haben; eine künstliche Gestaltung ausschließlich zur Unterschreitung gesetzlicher Grenzen sollte dagegen vermieden werden.
Bei mehreren Betriebsstätten sollte frühzeitig aufgenommen werden, welche Kassensysteme eingesetzt werden und ob diese technisch einheitlich administriert werden können.
Unternehmen mit älteren Systemen sollten außerdem prüfen, wann reguläre Ersatzinvestitionen ohnehin geplant sind. So lässt sich vermeiden, 2027 noch ein System anzuschaffen, das möglicherweise kurze Zeit später erneut angepasst werden müsste.
Typische Fehler bei der Vorbereitung
Ein häufiger Fehler wäre die Aussage: „Wir machen mehr als 100.000 Euro Umsatz, also brauchen wir zwingend eine neue Kasse.“ Die vorgesehene Ausnahme für geringe Barumsätze muss mitgeprüft werden.
Ebenso falsch wäre: „Bis 2028 gelten für meine offene Ladenkasse keine besonderen Anforderungen.“ Schon heute müssen Kasseneinnahmen ordnungsgemäß aufgezeichnet und grundsätzlich täglich festgehalten werden. Gesetze im Internet
Auch die Aussage „Papierbons werden verboten“ wäre zu pauschal. Der Entwurf sieht vielmehr vor, die bisherige Papier-Belegausgabepflicht durch eine elektronische Belegbereitstellung zu ersetzen.
Schließlich sollten Unternehmen den Kabinettsbeschluss nicht mit einem bereits verkündeten Gesetz verwechseln.
Checkliste: Das sollten Unternehmen jetzt prüfen
- Ermitteln Sie Ihren voraussichtlichen Gesamtumsatz und die jährlichen Barumsätze getrennt.
- Prüfen Sie, ob Sie derzeit mit offener Ladenkasse oder elektronischem Kassensystem arbeiten.
- Kontrollieren Sie bei elektronischen Systemen TSE, Schnittstellen und die steuerliche Registrierung beziehungsweise Mitteilung.
- Erfassen Sie alle eingesetzten Kassen je Betriebsstätte.
- Klären Sie mit dem Kassenanbieter, ob das vorhandene System voraussichtlich auch künftig anpassbar ist.
- Prüfen Sie geplante Ersatzinvestitionen für 2027 frühzeitig.
- Überdenken Sie den Ablauf für digitale Belege und deren Bereitstellung.
- Stellen Sie unabhängig vom neuen Gesetz sicher, dass die laufenden Kassenaufzeichnungen bereits heute ordnungsgemäß sind.
- Beobachten Sie das parlamentarische Verfahren und die angekündigte Ausnahmeverordnung.
- Treffen Sie größere Investitionsentscheidungen erst auf Basis der endgültigen Regelungen.
Relevanter Termin: 1. Januar 2028
Nach dem aktuellen Regierungsentwurf soll die Kassenpflicht zum 1. Januar 2028 beginnen. Zum gleichen Zeitpunkt soll auch die verpflichtende elektronische Belegbereitstellung eingeführt werden. Bundesministerium der Finanzen
Das klingt zunächst weit entfernt. Für Betriebe mit mehreren Kassen, komplexen Warenwirtschaftssystemen oder ohnehin anstehenden IT-Investitionen kann die technische Umstellung jedoch erheblichen Vorlauf benötigen.
Eine Bestandsaufnahme im Jahr 2026 beziehungsweise eine konkrete Umstellungsplanung im Laufe des Jahres 2027 kann daher sinnvoll sein.
Fazit
Der Kabinettsbeschluss vom 23. September 2026 bringt die geplante Kassenpflicht einen wesentlichen Schritt weiter. Besonders relevant sind drei Punkte: die geplante 100.000-Euro-Umsatzgrenze, die Ausnahme bei weniger als 12.000 Euro Barumsätzen und die Umstellung auf eine elektronische Belegbereitstellung.
Für die meisten Unternehmen besteht dennoch kein Anlass für übereilte Anschaffungen. Zunächst sollte geklärt werden, ob das eigene Unternehmen voraussichtlich überhaupt betroffen ist und ob ein bereits vorhandenes elektronisches Kassensystem die Anforderungen erfüllt.
JHP unterstützt Unternehmen bei der steuerlichen Beurteilung von Kassenprozessen, der ordnungsgemäßen Finanzbuchhaltung und der Vorbereitung auf neue steuerliche Dokumentationsanforderungen. Gerade bei Bargeschäften empfiehlt sich eine abgestimmte Betrachtung von Buchhaltung, Kassenführung und technischen Prozessen. JHP setzt hierbei nach eigener Leistungsbeschreibung auf digitale Buchhaltungsprozesse und transparente Workflows. JHP Steuerberatung
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Die dargestellte Kassenpflicht beruht auf dem am 23. September 2026 vom Bundeskabinett beschlossenen Gesetzentwurf und kann sich im weiteren Gesetzgebungsverfahren noch ändern.
Stand: 28. September 2026
